top of page

Διοργάνωση συνεδρίων

Η διοργάνωση ενός συνεδρίου ή μιας ημερίδας είναι χρονοβόρα αλλά σημαντική εργασία.  

A. Επιλέξτε ημερομηνίες και ώρα. Αποφασίστε τις ημερομηνίες που ταιριάζουν σε εσάς και τους συνδιοργανωτές σας. Αποφύγετε ημερομηνίες και ώρες που πολλοί άνθρωποι περιμένουν να περάσουν με την οικογένειά τους - π.χ. εθνικές αργίες, σχολικές διακοπές κ.λπ. 

B. Επιλέξτε χώρο διεξαγωγής. Αποφασίστε τον τόπο διεξαγωγής (π.χ. εξ αποστάσεως μέσω τηλεδιάσκεψης, αυτοπροσώπως σε ένα συνεδριακό κέντρο κ.λπ.) Εάν σχεδιάζετε ένα συνέδριο/εργαστήριο δια ζώσης, προσπαθήστε να επιλέξετε μια τοποθεσία που οι άνθρωποι θα ήθελαν να επισκεφθούν ακόμη και αν δεν έκαναν διάσκεψη. (Αυτό θα σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε αρκετούς συμμετέχοντες για να πληρώσετε τα έξοδα).

synedrio.jpeg

Γ. Προϋπολογισμός. Καθορίστε το κόστος εγγραφής με βάση το συνολικό κόστος διοργάνωσης του συνεδρίου ή του εργαστηρίου, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε την εξασφάλιση αρκετής χρηματοδότησης.

Δ. Τιμητικές αμοιβές. Εάν προσκαλέσετε μερικούς ομιλητές υψηλού προφίλ, είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα χρειαστεί να τους πληρώσετε τιμητική αμοιβή. Μπορείτε να ρωτήσετε συναδέλφους που έχουν κάνει προσκεκλημένες παρουσιάσεις πόσο πρέπει να είναι η αμοιβή.

E. Αποζημίωση των εξόδων των ομιλητών. Οι προσκεκλημένοι ομιλητές θα περιμένουν να τους επιστραφούν τα έξοδά τους από τους διοργανωτές του συνεδρίου/εργαστηρίου: όλα τα έξοδα μεταφοράς, διαμονής και διατροφής. 

ΣΤ. Δαπάνες χώρου διεξαγωγής. Για παράδειγμα, το κόστος του λογισμικού τηλεδιάσκεψης, η φιλοξενία ιστοσελίδας, οι τιμές του συνεδριακού κέντρου, οι τιμές του catering κ.λπ. 

Ζ. Αίτηση για χρηματοδότηση από μη κερδοσκοπικές πηγές. 

H. Κρατήσεις. Εξασφαλίστε τον χώρο διεξαγωγής, την τροφοδοσία, τις άδειες χρήσης λογισμικού, τα έξοδα ταξιδιού για τους προσκεκλημένους ομιλητές κ.λπ. 

Θ. Ανακοίνωση εκδήλωσης ή/και πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Δημοσιεύστε τις πληροφορίες για το συνέδριο/εργαστήριο σε όλους τους δικτυακούς τόπους, τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις ομάδες Facebook κ.λπ. που ενδέχεται να χρησιμοποιούν οι πιθανοί συμμετέχοντες. Δώστε τους όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποφασίσουν αν μπορούν να συμμετάσχουν: ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία κ.λπ. Εάν οι άνθρωποι μπορούν να υποβάλουν προτάσεις για να παρουσιάσουν στην εκδήλωση, τότε δώστε μια προθεσμία για την υποβολή προτάσεων και μια εκτίμηση της ημερομηνίας που αναμένεται να τους ενημερώσετε για την απόφαση αποδοχής ή απόρριψης της πρότασής τους. Δώστε τους δελεαστικές πληροφορίες, αν έχετε - π.χ. επιθυμητή τοποθεσία, εξέχουσες προσωπικότητες του τομέα που έχουν συμφωνήσει να παρευρεθούν/παρουσιάσουν, κ.λπ. 

Ι. Αξιολόγηση από ομότιμους. Εάν οι άνθρωποι υποβάλλουν προτάσεις για να παρουσιάσουν κάτι, τότε θα πρέπει να προσκαλέσετε ανθρώπους να αξιολογήσουν αυτές τις προτάσεις. 

K. Ανακοίνωση προγράμματος. Ανακοινώστε το πρόγραμμα σε όλους τους ιστότοπους, τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις ομάδες Facebook κ.λπ. που ενδέχεται να χρησιμοποιούν οι πιθανοί συμμετέχοντες. 

Λ. Περιλάβετε ημερομηνίες και ώρες για κάθε συνεδρία. 

M. Συμπεριλάβετε τα άτομα που θα παρουσιάσουν σε κάθε συνεδρία, με κατατοπιστικούς τίτλους για τις παρουσιάσεις τους. 

N. Περιλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εγγραφής (και το κόστος εγγραφής, κατά περίπτωση).

bottom of page